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會議服務(wù)流程


第一步:提交需求,溝通基礎(chǔ)信息(兩種方式)
① 網(wǎng)上直接填寫并提交需求,我司工作人員會在30分鐘內(nèi)主動聯(lián)系客人,核實細節(jié)并提供基礎(chǔ)資訊與建議。
② 撥打服務(wù)熱線,或通過本站的服務(wù)qq,實時交流與提交需求。

第二步:在核定時間內(nèi),編寫基礎(chǔ)方案(含報價)
會議、活動、獎勵旅游:我方在接到具體需求并初步溝通后,一般按照出境1個工作日,國內(nèi)半個工作日,主題活動/創(chuàng)意策劃1—2個工作日的時間,在限期前進行方案與報價的反饋。

第三步:對我司資訊進行反饋,根據(jù)客人的需求個性化調(diào)整方案。
個性化服務(wù),力求為客人提供性價比最匹配,最符合需求的整體服務(wù)。

第四步:方案確定后,簽訂協(xié)議。
對于會議、活動、策劃,簽訂專門的會議、活動、策劃協(xié)議;而對于獎勵旅游則簽訂廣東省旅游局審訂、核發(fā)的格式合同。

第五步:根據(jù)合同條款,預(yù)付團款或活動費用。

第六步:籌備并實施相關(guān)活動。

第七步:結(jié)束后進行項目的消費確認,按照實際情況完成結(jié)算,打印發(fā)票。
由于會議、活動實際消費的不確定性,提前書面確定委托方消費確認人,簽字確認實際消費情況,項目結(jié)束后3—5個工作日內(nèi)根據(jù)清單完成結(jié)算,后打印發(fā)票。

第八步:客戶服務(wù)專員回訪,業(yè)務(wù)評分。


注意事項:

①國際項目涉及簽證、政策等問題,請盡量提早提交需求,預(yù)留足夠的操作時間。
②國內(nèi)項目(獎勵旅游):省外請?zhí)嵩缰辽?周提出需求(越早越好),省內(nèi)請至少提早5—7個工作日提出需求。
③會議、活動等項目因涉及選擇場地、輪候排期的問題;溫泉、海灘等涉及淡、旺季的問題,請盡量提早提出需求,并以首付預(yù)訂為準。



歡迎聯(lián)系廣之旅國際會展會議服務(wù)團隊!

張女士 Jeanny Zhang、徐先生 Jeff Xu
電話/ Tel:020-3671 9530/ 3613 9575
郵箱/ E-mail:mice@gzl.com.cn



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